Οδηγίες για τη διεξαγωγή των εξ αποστάσεως εξετάσεων

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ

Η Σύγκλητος του Γεωπονικού Πανεπιστημίου Αθηνών, στην υπ’ αριθμ. 570/21.05.2020 Συνεδρίασή της αποφάσισε ότι η διεξαγωγή των εξετάσεων της εαρινής εξεταστικής περιόδου του Ακαδημαϊκού Έτους 2019-2020, όλων των Ακαδημαϊκών Τμημάτων των Σχολών του, θα πραγματοποιηθεί κατά κανόνα εξ αποστάσεως και μόνο κατ’εξαίρεση (για φοιτητές που έχουν προβλήματα υγείας ή που στο περιβάλλον τους υπάρχουν άτομα που ανήκουν σε ευπαθείς ομάδες ή φοιτητές που δεν διαθέτουν τεχνικό εξοπλισμό συμπεριλαμβανομένης και της κάμερας) θα δύνανται να δώσουν εξετάσεις με φυσική παρουσία. Η απόφαση της Συγκλήτου βρίσκεται σε πλήρη εναρμόνιση με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο και την πολιτική προστασίας των προσωπικών δεδομένων. Φοιτητές που επέλεξαν να εξεταστούν ηλεκτρονικά συναινούν και βεβαιώνουν ότι έχουν τον κατάλληλο/απαραίτητο εξοπλισμό και δέχονται την αμφίδρομη οπτικοακουστική αλληλεπίδραση κατά τη διεξαγωγή της εξέτασης. Σε καμία περίπτωση δεν θα γίνει εγγραφή/βιντεοσκόπηση των εξετάσεων.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι σε κάθε βήμα της διαδικασίας αυτής, θα έχετε στη διάθεσή σας όλη την απαραίτητη τεχνική υποστήριξη.

Οι Πρυτανικές αρχές του Πανεπιστημίου καθώς και το διοικητικό και ακαδημαϊκό προσωπικό είναι αρωγοί στην προσπάθειά σας.

Τονίζεται ότι σε περίπτωση δυσλειτουργίας των συστημάτων (μη λειτουργία του διαδικτύου ή της κάμερας) ο φοιτητής/τρια δεν θα αποκλείεται από τις εξετάσεις αλλά θα καλείται να προσέλθει με φυσική παρουσία και να εξεταστεί προφορικά. Ο εξεταζόμενος ΥΠΟΧΡΕΟΥΤΑΙ να δηλώσει το πρόβλημα κατά τη διάρκεια της εξέτασης ή το πολύ ΑΜΕΣΩΣ ΜΕΤΑ το πέρας αυτής κάνοντας χρήση των διαθέσιμων εργαλείων επικοινωνίας (κουβεντούλα, chat στο MS Teams, email στον διδάσκοντα κλπ).

Προετοιμασία εξ αποστάσεως εξετάσεων από το ακαδημαϊκό προσωπικό

Βήμα 1: Οι διδάσκοντες αναρτούν  την ανακοίνωση εξετάσεων

Οι διδάσκοντες αναρτούν ανακοίνωση με την οποία ενημερώνουν τους φοιτητές για τον χρόνο, τον τρόπο και τα μέσα διενέργειας της εξ αποστάσεως εξέτασης. Επίσης τους καλούν να εγγραφούν στο e-class.

Βήμα 2: Εγγραφή στα μαθήματα του e-class

Οι φοιτητές που έχουν δικαίωμα εξέτασης εξ αποστάσεως, εγγράφονται στο e-class. Η εγγραφή των φοιτητών στα ειδικά μαθήματα εξέτασης που έχουν δημιουργηθεί από τους διδάσκοντες, πραγματοποιείται ΜΟΝΟ με ευθύνη των διδασκόντων.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Η εγγραφή στο e-class μπορεί να γίνεται το αργότερο 48 ώρες πριν την εξέταση του μαθήματος προκειμένου να δίνεται στον διδάσκοντα ο απαραίτητος χρόνος ετοιμασίας των ομάδων εξέτασης.

Βήμα 3: Εγγραφή στο Δήλος 365

Όλοι οι φοιτητές που θα εξεταστούν εξ αποστάσεως θα πρέπει να εγγραφούν στο Δήλος 365 με το Πανεπιστημιακό τους e-mail προκειμένου να μπορούν να ταυτοποιηθούν από το MS Teams το οποίο θα χρησιμοποιηθεί είτε για την ηλεκτρονική επιτήρηση σε περίπτωση γραπτής εξέτασης με το Open eClass ή για την προφορική εξέτασή τους μέσω της ίδιας πλατφόρμας.   

Βήμα 4: Δήλωση αποδοχής των όρων συμμετοχής των φοιτητών στις εξετάσεις

Κατά την έναρξη κάθε εξέτασης θα εμφανίζεται ανακοίνωση, στην οποία θα δηλώνεται ότι η συμμετοχή στις εξετάσεις συνεπάγεται υποχρεωτικά συναίνεση στους όρους και τις απαιτήσεις της εξέτασης: επίδειξη ταυτότητας, ανοικτές κάμερες, ύπαρξη μικροφώνου.

Βήμα 5: Ο διδάσκων δημιουργεί την ηλεκτρονική εξέταση επιλέγοντας τεχνική/ές.

Οι τρόποι και τα μέσα αξιολόγησης είναι οι ακόλουθοι:

Για περιπτώσεις φοιτητών με Αναπηρία ή/και φοιτητών με ειδικές εκπαιδευτικές Ανάγκες (ΑμΕΕΑ & ΑμεΑ) η εξέταση θα προσαρμοστεί σύμφωνα με τις ανάγκες τους.

Βήμα 5-α: Ο διδάσκων δημιουργεί ηλεκτρονικό διαγώνισμα πολλαπλών επιλογών ή εργασίας (e-class)

Υπάρχουν οδηγίες τόσο αναλυτικές όσο και συνοπτικές στο http://tdd.aua.gr/applicationforms

Βήμα 5-β: Ο διδάσκων επιλέγει προφορική εξέταση ως βασική ή συμπληρωματική τεχνική εξέτασης

Ο διδάσκων καταρτίζει το πρόγραμμα τηλεδιασκέψεων και χρησιμοποιώντας το εργαλείο MS Teams, μπορεί να δημιουργήσει ομάδες (τμήματα) για την εξέταση των φοιτητών, κατά προτίμηση σε μικρές ομάδες, με χρήση κάμερας και μικροφώνου. Οι μικρές ομάδες πρέπει να έχουν φοιτητές μέχρι 9 άτομα, δεδομένου ότι αυτός είναι ο μέγιστος αριθμός φοιτητών που είναι δυνατόν συγχρόνως να γίνονται ορατοί στη οθόνη του Η/Υ με το Teams.

Βήμα 6: Ο διδάσκων δημιουργεί τη λίστα με τους εξεταζόμενους, βασιζόμενος στους εγγεγραμμένους στο e-class.

Η λίστα αυτή θα βασιστεί σε αυτούς που έχουν εγγραφεί στο e-class.

Αυτοί που δεν έχουν εγγραφεί στο e-class αλλά έχουν κάνει ηλεκτρονική δήλωση του μαθήματος θα κληθούν να εξεταστούν με φυσική παρουσία προφορικά.    

Βήμα 7: Ο διδάσκων δημιουργεί τις ομάδες ηλεκτρονικής επιτήρησης

Αυτό το βήμα αναφέρεται στην ηλεκτρονική επιτήρηση σε ηλεκτρονική γραπτή εξέταση/ διαγώνισμα. Χρησιμοποιώντας το εργαλείο MS Teams, ο διδάσκων μπορεί να δημιουργήσει ομάδες εξέτασης. Σε περίπτωση online διαγωνίσματος, θα πρέπει να οριστούν επιτηρητές υπεύθυνοι για κάθε ομάδα φοιτητών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η επιτήρηση δεν είναι στη διακριτική ευχέρεια του διδάσκοντα, αλλά είναι υποχρεωτική προκειμένου να εξασφαλιστεί το αδιάβλητο των εξετάσεων κατά το μέτρο του δυνατού και στα πλαίσια της νομιμότητας.

Βήμα 8: Οι φοιτητές συνδέονται στο ΜS Teams για έλεγχο ταυτοπροσωπίας (συμμετοχή σε online διαγώνισμα ή στην προφορική εξέταση). Οι επιτηρητές πραγματοποιούν έλεγχο ταυτοπροσωπίας

Το βήμα αυτό πρέπει να εφαρμοστεί σε τεχνικές εξέτασης, όπως προφορική εξέταση ή ηλεκτρονική γραπτή εξέταση/διαγώνισμα. Η ταυτοποίηση γίνεται με την επίδειξη της Ακαδημαϊκής ταυτότητας ή της Αστυνομικής ταυτότητας ή Διαβατηρίου. Σε περίπτωση ύπαρξης πολλών φοιτητών, αυτό μπορεί να γίνει από συνεργάτες των διδασκόντων. Αξίζει να σημειωθεί ότι οι φοιτητές μπορούν να χρησιμοποιήσουν είτε τον υπολογιστή τους είτε το κινητό τους τηλέφωνο (smartphone) είτε Tablet.

Μετά τον έλεγχο ταυτοπροσωπίας, οι φοιτητές μπορούν να συμμετέχουν σε προφορική εξέταση (μέσω MS Teams) και σε ηλεκτρονικό διαγώνισμα (μέσω Open eClass). Οι επιτηρητές μπορούν να χρησιμοποιήσουν για παρουσιολόγιο τη λίστα συμμετεχόντων που έχει καταρτίσει ο εξεταστής για κάθε ομάδα εξέτασης.

Βήμα 9: Η εξέταση

Σε περίπτωση προφορικής εξέτασης και σε γραπτή εξέταση/διαγώνισμα με ηλεκτρονική επιτήρηση ζητείται ανοικτή κάμερα και μικρόφωνο από τον εξεταζόμενο. Είναι σημαντικό να χρησιμοποιηθεί η επιλογή “Καρφίτσωμα” (pin), ώστε να διεξάγεται εκ περιτροπής έλεγχος στους φοιτητές.

Επιπρόσθετα προτείνονται τα εξής:

• Στην περίπτωση της εργασίας συστήνεται, για την αντιμετώπιση τεχνικών προβλημάτων, να υπάρχει εναλλακτικά η δυνατότητα υποβολής στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του διδάσκοντα.
• Στην περίπτωση των ερωτήσεων πολλαπλής επιλογής, συνιστάται οι ερωτήσεις να προκύπτουν τυχαία ανά φοιτητή από ένα ικανό σύνολο ερωτήσεων.
• Στην περίπτωση των θεμάτων ανάπτυξης, συστήνεται να προσφέρονται τα θέματα διαδοχικά και όχι όλα μαζί στην αρχή της εξέτασης.
• Συστήνεται αξιοποίηση του διαθέσιμου από το Ίδρυμα λογισμικού λογοκλοπής Turnitin κατά την αξιολόγηση των απαντήσεων στα θέματα ανάπτυξης.
• Συστήνεται επίσης ο αριθμός των προσπαθειών που διατίθενται στο φοιτητή για τη συμπλήρωση των απαντήσεών του στη γραπτή εξέταση μέσω του eClass να είναι τουλάχιστον 2 ή 3 ώστε να μπορέσει να την ολοκληρώσει σε περίπτωση ενδεχόμενης δυσλειτουργίας του δικτύου ή του υπολογιστή/κινητού του.

Συνεδρίες εξοικείωσης και τεχνική υποστήριξη

1. Έχουν προβλεφθεί δράσεις εξοικείωσης του ακαδημαϊκού προσωπικού με τις τεχνικές και τα ψηφιακά εργαλεία εξ αποστάσεως εξέτασης;

Έχουν αναρτηθεί αναλυτικές οδηγίες για το e-class και το Teams εδώ: http://tdd.aua.gr/applicationforms

Πραγματοποιήθηκε webinar για εξοικείωση με τα δύο συστήματα. Το webinar έχει καταγραφεί και είναι διαθέσιμο σε κάθε μέλος της ακαδημαϊκής κοινότητας:

https://web.microsoftstream.com/video/ee43dbf7-296a-4dd8-8a72-356da77c93fd

https://web.microsoftstream.com/video/2498ca92-8cd8-45d5-8fb5-d9c67efc7b5d

2. Πού μπορώ να απευθυνθώ για υποστήριξη;

Στους κ.κ.:

Αθανάσιο Μακρανδρέου (thanos@aua.gr) για το e-class (τηλ. 2105294202)

Χρήστο Παπαδά (webmaster@aua.gr) για το Teams (τηλ. 2105294915)

Η ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΠΟΥ ΑΚΟΛΟΥΘΕΙ ΘΑ ΕΜΦΑΝΙΖΕΤΑΙ ΣΤΗΝ ΑΡΧΙΚΗ ΟΘΟΝΗ ΤΟΥ e-class και πριν την είσοδο του φοιτητή.

Ο φοιτητής που θα εισέρχεται στο σύστημα για να εξεταστεί, αποδέχεται ανεπιφύλακτα όλους τους παρακάτω όρους.

Την ίδια ανακοίνωση θα παρουσιάζει/ανακοινώνει ο διδάσκων στην περίπτωση προφορικής εξέτασης

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Στην περίπτωση χρήσης του MS Teams για γραπτή εξέταση, παρακαλούνται οι διδάσκοντες να θέτουν ως πρώτη υποχρεωτική ερώτηση, την αποδοχή των παραπάνω όρων, αλλιώς θα διακόπτουν τη γραπτή εξέταση για τον συγκεκριμένο φοιτητή/τρια και η εξέταση του θα γίνεται προφορικά, με φυσική παρουσία.